Defter tutma , bir işletmenin işlemlerinin para değerlerinin kaydedilmesidir. Defter tutma, hangi hesapların hazırlandığı bilgileri sağlar, ancak muhasebeye ön hazırlık niteliğindeki ayrı bir süreçtir.
Esasen, defter tutma iki tür bilgi sağlar: (1) bir işletmenin cari değeri veya özkaynağı ve (2) belirli bir süre içinde işletmede meydana gelen değer değişikliği - kar veya zarar -. Yönetim yetkilileri, yatırımcılar ve kredi veren kuruluşların tümü şu tür bilgilere ihtiyaç duyar: operasyonların sonuçlarını yorumlamak, maliyetleri kontrol etmek, gelecek için bütçe yapmak ve mali politika kararlarını almak için yönetim; iş faaliyetlerinin sonuçlarını yorumlamak ve menkul kıymet satın alma, tutma ve satma konusunda kararlar almak için yatırımcılar; ve bir kredi verilip verilmeyeceğine karar verirken bir işletmenin mali tablolarını analiz etmek için kredi verenler.
Ticari geçmişi olan hemen hemen her uygarlık için finansal ve sayısal kayıtların izleri bulunabilir. Ticari sözleşmelerin kayıtları Babil harabelerinde bulundu ve hem çiftliklerin hem de mülklerin hesapları antik Yunan ve Roma'da tutuldu. Çift girişli defter tutma yöntemi, İtalya'nın ticari cumhuriyetlerinin gelişmesiyle başladı ve 15. yüzyılda çeşitli İtalyan şehirlerinde defter tutma için talimat kılavuzları geliştirildi.
18. yüzyılın sonlarında ve 19. yüzyılın başlarında, Sanayi Devrimi muhasebe ve defter tutma için önemli bir teşvik sağladı. Üretim, ticaret, nakliye ve yan kuruluş hizmetlerinin yükselişi, doğru mali kayıtları bir zorunluluk haline getirdi. Muhasebe tarihi aslında ticaret, sanayi ve hükümet tarihini yakından yansıtıyor ve kısmen onu şekillendirmeye yardımcı oldu. Endüstriyel ve ticari faaliyetin küresel genişlemesi, daha karmaşık karar alma süreçlerini gerektirdi ve bu da, bilgisayarların yardımıyla artan bir şekilde bilginin seçimi, sınıflandırılması ve sunulmasında daha fazla karmaşıklık gerektirdi. Vergilendirme ve hükümet düzenlemeleri daha önemli hale geldi ve bilgi talebinin artmasıyla sonuçlandı; ticari firmaların gelir vergilerini, bordro vergilerini, satış vergilerini,ve diğer vergi raporları. Devlet kurumları, eğitim kurumları ve diğer kar amacı gütmeyen kurumlar da boyut olarak büyüdü ve kendi operasyonları için defter tutma talebi arttı.
Defter tutma prosedürleri son derece karmaşık olabilse de, hepsi defter tutma sürecinde kullanılan iki tür kitaba dayanmaktadır - günlükler ve defterler. Bir günlük, günlük işlemleri (satışlar, satın almalar vb.) İçerir ve defter, bireysel hesapların kaydını içerir. Günlüklerden alınan günlük kayıtlar deftere işlenir. Her ay, genel bir kural olarak, deftere kaydedilen mizan bakiyesinden bir gelir tablosu ve bir bilanço hazırlanır. Gelir tablosu veya kar-zarar tablosunun amacı, dönem faaliyetlerinin bir sonucu olarak özkaynakta meydana gelen değişikliklerin bir analizini sunmaktır. Bilanço, bir şirketin belirli bir tarihteki finansal durumunu varlıklar, borçlar ve öz sermaye açısından gösterir.
